Biuro rachunkowe czy własna księgowość w firmie?

Prowadząc działalność gospodarczą często stajemy przed wyzwaniem w kwestii prowadzenia księgowości. Outsourcing usług księgowych  polega na prowadzeniu księgowości przez podmioty zewnętrzne, jakimi są biura rachunkowe. Istnieje również możliwość zatrudnienia księgowej lub całego zespołu księgowego, w zależności od potrzeb danej firmy. Co jest lepszym rozwiązaniem?

Księgowa w firmie

Zatrudnienie pracownika wiąże się ze sporymi kosztami, które musi ponieść pracodawca. Kosztem jest bowiem nie tylko samo wynagrodzenie, ale również wszelkiego rodzaju narzuty. W kwestii wypłaty stanowisko księgowego wymaga zwykle sporego uposażenia, bowiem aby wykonywać zawód księgowego konieczne jest posiadanie odpowiedniego wykształcenia oraz stałe podnoszenie swoich kwalifikacji. Ponadto jedna osoba w dziale księgowości może nie podołać wszystkim obowiązkom w przypadku większych działalności. Wtedy konieczne jest zatrudnienie większej liczby osób, a wraz ze wzrostem liczby stanowisk wzrastają koszty. Do wynagrodzenia brutto trzeba doliczyć koszty składek ZUS, jakie obciążą pracodawcę. To jednak nie jedyne koszty, jakie musi on ponieść. Wyposażenie stanowiska pracy, czyli zakup komputera, biurka, krzesła i materiałów biurowych to niemały wydatek. Co więcej, we własnym zakresie zakupić trzeba program do prowadzenia księgowości, który wymaga płatnego aktualizowania wraz ze zmianami w przepisach podatkowych. Koszty ponoszone z tytułu zatrudnienia pracownika są kosztami podatkowymi, zatem obniżają one podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Ogromną zaletą zatrudnienia księgowej jest fakt, że pozostaje ona do dyspozycji pracodawcy przez cały czas świadczenia pracy. Zna ona wszystkie osoby w firmie, zatem obieg dokumentów jest zdecydowanie łatwiejszy niż w przypadku korzystania z usług biura rachunkowego. Zyskujemy dobrego, zaufanego pracownika, a w przypadku spraw finansowych zaufanie to niebagatelna sprawa.

Biuro rachunkowe

Podpisanie umowy z biurem rachunkowym na prowadzenie księgowości to często decyzja małych przedsiębiorstw, które nie mają wystarczająco dużo faktur i innych dokumentów, aby zapewnić pracę księgowej. Czy takie rozwiązanie sprawdza się w przypadku większych firm? Powierzając prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu nie trzeba ponosić kosztów wynagrodzenia dla pracownika, narzutów na wynagrodzenie i wyposażenia stanowiska. Koszty zakupu programu księgowego pozostają po stronie biura rachunkowego. Trzeba mieć jednak na uwadze, że usługi księgowe wycenione są dosyć wysoko w przypadku większych przedsiębiorstw, które prowadzą pełną księgowość. Miesięczna faktura może opiewać nawet na kilka tysięcy złotych, w zależności od ilości dokumentów, ewentualnych kontroli organów skarbowych, a także innych wytycznych zawartych w umowie. Plusem jest to, że koszty księgowe są kosztami podatkowymi obniżającymi podatek dochodowy do zapłaty. Przedsiębiorca ma również prawo do odliczenia podatku VAT. Ponadto klienci biura rachunkowego często mogą liczyć na poradę w kwestiach finansowych w szczególności, jeśli biuro prowadzone jest przez doradcę podatkowego. Niestety, nie wszystkie biura zatrudniają pracowników z wysokimi kwalifikacjami, co może przełożyć się na błędy w księgowaniu i rozliczaniu podatków. Dodatkowo księgowa przydzielona do prowadzenia naszej firmy może zrezygnować z pracy, zatem czekać nas mogą częste zmiany osoby prowadzącej finanse. Bogata oferta biur rachunkowych działających na rynku pozwala jednak wybrać każdemu przedsiębiorcy usługę odpowiednią dla siebie. 

Rozwiązanie mieszane

Część przedsiębiorców preferuje rozwiązanie, które łączy w sobie oba sposoby prowadzenia księgowości. Zatrudniają oni księgową przy jednoczesnym powierzeniu pewnych kwestii biuru rachunkowemu. Współpraca ta zwykle działa na takiej zasadzie: księgowa w firmie wykonuje wszystkie potrzebne operacje, natomiast sporządzaniem deklaracji podatkowych zajmuje się biuro rachunkowe. Co więcej, zwykle jest ono także odpowiedzialne za sporządzenie sprawozdania finansowego i zamknięcie ksiąg na koniec roku. Decydując się na takie rozwiązanie trzeba mieć na uwadze, że nie wszystkie biura rachunkowe podejmują się obowiązków księgowych w ograniczonym zakresie, ponieważ nie zawsze im się to opłaca. Sprawy podatkowe są bowiem jednymi z najtrudniejszych i najbardziej odpowiedzialnych w całej księgowości. Aby prawidłowo sporządzić deklaracje często najpierw trzeba sprawdzić poprawność dokonanych księgowań, czym przecież zajmuje się inna osoba. Wszystko zależy więc od ceny, jaką uda się wynegocjować z biurem rachunkowym. Z drugiej strony, w przypadku wysokich kosztów narzuconych przez biuro rozwiązanie to może nie odpowiadać samym przedsiębiorcom, przez co muszą oni wybrać pomiędzy własną księgową a biurem rachunkowym. Bardzo ważna jest także współpraca obu stron, ponieważ księgowanie, a następnie składanie deklaracji podatkowych to cały proces. Aby doprowadzić go do końca każda strona powinna wykazywać chęć wzajemnej pomocy, oczywiście w zakresie swoich obowiązków.