Aktualizacja odbyła się 18 grudnia 2023
Kiedy wystawia się fakturę w biurze rachunkowym? Biura rachunkowe cieszą się ogromną popularnością, bowiem są one potrzebne niemalże we wszystkich przedsiębiorstwach – również tych jednoosobowych. W pewnym momencie dojdzie do takiej sytuacji, w której skorzystanie z pomocy doświadczonego księgowego będzie czymś koniecznym. Nie wszyscy jednak zdajemy sobie sprawę z tego, kiedy wystawiana jest faktura w biurze rachunkowym – jest to niekiedy dla wielu osób kwestia sporna.
Jak wygląda obowiązek podatkowy w biurze rachunkowym? Dlaczego tak istotny jest moment wykonania usługi? Biuro rachunkowe a księgowy będący na samozatrudnieniu- jak w tych przypadkach wygląda odpowiedzialność? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.
Jak wygląda kwestia obowiązku podatkowego w biurze rachunkowym?
W pierwszej kolejności powinniśmy zrozumieć, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje razem z chwilą wykonania usług. Od każdej reguły istnieją jednak wyjątki, podobnie jest również w tym przypadku. Jeśli świadczone są usługi w zakresie stałej obsługi prawnej czy też biurowej, wówczas obowiązek podatkowy powstaje już w momencie wystawienia faktury. Tego typu informacja istnieje w ustawie o VAT.
Nie określono tam jednak, co powinniśmy rozumieć pod słowami “stała obsługa prawna i biurowa”. W tym przypadku konieczne może okazać się interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy, co miało dnia 26 stycznia 2015 roku. Wówczas stwierdzono, że stała obsługa biurowa polega na tym, że wyręcza się kogoś w wykonywaniu czynności koniecznych, które są niezbędne do tego, aby firma mogła prawidłowo funkcjonować poprzez wykonywanie prac kancelaryjno-administracyjnych. Dodatkowo stała obsługa prawna to udzielanie porad prawnych, a także wydawanie opinii prawnych czy też wyjaśnień interpretacyjnych. Nie w sposób zapomnieć o tym, że usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych są usługami specjalistycznymi. W praktyce oznacza to, że wymagają one uprawnień czy też kwalifikacji.
Dlaczego tak istotny jest moment wykonania usługi?
Kiedy wystawia się fakturę w biurze rachunkowym?
Jest jednak jeszcze jedna kwestia sporna w sprawie wystawiania faktur w biurze rachunkowym. Problematyczny może okazać się moment wykonania usługi. Przykładowo we wcześniej przytoczonej ustawie o VAT nie znajdziemy informacji o momencie wykonania usług dla celów VAT, poza wyjątkiem usług, które rozliczane są w okresie rozliczeniowym. Kiedy zwrócimy uwagę na art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, wówczas możemy dojść jednak do ciekawych wniosków. Otóż usługa uznawana jest za wykonana wraz z upływem okresu, do którego odnoszą się poszczególne płatności lub rozliczenia, aż do momentu zakończenia świadczenia danej usługi.
Co to oznacza w praktyce? Usługi, które świadczone są w sposób ciągły, czyli przez okres wynoszący więcej niż rok uznaje się za wykonaną razem z upływem danego roku podatkowego, aż do momentu, w którym świadczenie usługi zostanie zakończone. Kiedy biura rachunkowe świadczą swoje usług, w zdecydowanej większości przypadków tworzone są umowy. W nich znaleźć można różnorodne terminy związane z płatnościami czy też rozliczeniami. Najczęściej obejmują okresy miesięczne. W przypadku takiego incydentu usługa uznawana jest za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego to płatności lub rozliczenia się odnoszą. Nie możemy jednak zapominać o tym, że przyjęty okres rozliczeniowy nie jest utożsamiany z okresem, którego dotyczą księgowane przez biuro rachunkowe dokumenty.
Biuro rachunkowe a księgowy będący na samozatrudnieniu – jak w tych przypadkach wygląda odpowiedzialność?
Dla wielu osób zastanawiająca może okazać się kwestia, jak wygląda odpowiedzialność w przypadku biur rachunkowych i księgowych będących na samozatrudnieniu, a także jakie różnice mogą występować. Kiedy zdecydowalibyśmy się na powierzenie naszych obowiązków fachowym osobom trzecim, wówczas wciąż odpowiedzialność spoczywa na podatniku. To właśnie dlatego odpowiedzialność biura rachunkowego to kwestia niezbyt oczywista, która może okazać się nieco problematyczna.
Przykładowo poniesie ją księgowy, pod warunkiem, że przedsiębiorca będzie w stanie wykazać, że to podmiot dokonał rozliczeń w nieprawidłowy sposób lub w taki, który jest niezgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Co godne zapamiętania, możliwa jest również próba wykazania, że zgłaszane były ewentualne sprzeciwy co do postawy i podejmowanych czynności przez księgowego. Jednak wykazanie czegoś takiego może być nieco problematyczne. Na szczęście istnieją sposoby, które umożliwiają nam skuteczne zabezpieczanie się przed takimi incydentami.
Przede wszystkim należy zweryfikować ewentualne wątpliwości poprzez wysyłanie pytań do księgowych. Wystarczy poruszyć kwestię niezrozumiałych rozliczeń. Drugim sposobem jest zobowiązanie księgowego do tego, aby poinformować przedsiębiorcę o tym czy wszystkie dokumenty w danym okresie rozliczeniowym zostały zaksięgowane. W sposób szczególny znaczenie mają faktury zakupowe.
